trabajo competitividad organizacional y gestiob del cambio organizacional

COMPETITIVIDAD ORGANIZACIONAL Y GESTIÓN DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL

SILVIA ALEJANDRA RONDON CONTRERAS

CC 37.345.470

NIDIA ISABEL ABREO

CC 60.372.455

CONTADURIA PÚBLICA

9 SEMESTRE

A DISTANCIA

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

2015

COMPETITIVIDAD ORGANIZACIONAL Y GESTION DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL



CAPACIDAD PARA COMPETIR
Tenemos capacidad para competir frente al mercado de las ips enfocadas a la habilitación y rehabilitación ya que se cuenta con el recurso humano, material didáctico, sistemas de información y las condiciones legales exigidas por el ministerio de salud. Aunque la finalidad de la fundación no es generar rentabilidad si nos enfocamos en prestar un servicio con calidad manteniendo el equilibrio financiero y posesionándonos como la mejor entidad prestadora de servicio de salud en habitación y rehabilitación para niños, niñas y adolescentes en condición de discapacidad. 

FACTORES DE COMPETITIVIDAD EMPRESARIAL
 FACTORES MACORECONOMICOS

FACTORES MACROECONOMICOS: En la fundación ips Sueños de colores los factores macroeconómicos hacen referencia a las leyes y normas que benefician a los niños en condición de discapacidad ya que en la medida en que se pueda lograr que los niños accedan a los servicios de salud, a la inclusión en la educación y a todas las ayudas que puedan obtener del estado se verá reflejada en una mejor calidad de vida y también en el logro de los objetivos de la fundación



Dentro del trabajo que se hizo en la fundación se logro detectar que las directivas de la fundación se encuentran comprometidas con hacer de la fundación una institución cada día mas competitiva teniendo en cuenta los siguientes puntos:
1. Mantenerse en la cima de tendencias: mantener la fundación al día en los cambios que sucedan en cuanto en programas de rehabilitación
2. Llegar a ser un campeón del cambio: La fundación realiza a diario un trabajo con el personal que allí labora con el fin de que se encuentren preparados y abiertos a los cambios permanentes
3. Contratar, gratificar y promocionar a los mejores y más brillantes: este aspecto debe implementarse en la fundación con el fin de desarrollar un sistema de recursos humanos que identifique, capacite, promocione y premie a los mejores empleados, quienes llevaran a la institución hacia el futuro



　
4. Capacitar, asesorar y amonestar al personal renuente al trabajo: Si eso no función a terminar con el personal que no quiera progresar ni hacer progresar a la fundación
5. Pensar globalmente y actuar localmente: la fundación está implementando la pagina web con el fin de dar a conocer las experiencias y el trabajo con los niños que pueda servir como ejemplo no solo en nuestros niños si no en otros lugares del mundo
6. Innovar: la fundación esta actualizándose diariamente mejorando y optimizando la utilización de los recursos.
7. Inversión tecnología gente y capacitación: la fundación IPS sueños de colores esta concientizada en que los recursos gastados en la tecnología, capacitación es una inversión.
8. Luchar contra la complacencia del éxito: a un que la fundación ips sueños de colores se destaca en la prestación del servicio y es exitosa en la obtención de resultados con los pacientes atendidos, esto no es suficiente ni es una barrera para abrirse al cambio y la motivación para mejorar.

 FACTORES INTERNOS
1. DATOS GENERALES:



A. ENTIDAD:

Fundación IPS Sueños de Colores – Nit. 900.459.786-6
2. INFORME EJECUTIVO DE LA GESTION INTERNO:



La Fundación IPS Sueños de Colores, es una IPS sin ánimo de lucro, con Personería Jurídica reconocida por la Gobernación de Norte de Santander a través del Instituto Departamental de Salud, mediante resolución No. 003404 del 29 de agosto de 2011 y Nit. 900.459.786-6, asignado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se encuentra ubicada en la ciudad de San José de Cúcuta, en la Av. 29 KDX 4 Vía Boconó.

La Fundación nace ante la presencia de núcleos familiares con miembros en situación de discapacidad cognitivas y la escasa oferta de programas de apoyo para su atención y protección; surgió la necesidad de contar con soluciones en todos los ámbitos de atención tanto a niños, niñas y adolescentes como a sus núcleos familiares y en especial a la población más pobre y vulnerable de la ciudad de Cúcuta y el área metropolitana.

Durante el año del 2014 se amplió la cobertura de niños atendidos, mediante valoración a pacientes entre los 0 y 15 años de edad, se realizaron terapias de fisioterapia, terapia de fonoaudiología y/o del lenguaje, terapia psicológica y terapia ocupacional.
3. SITUACION DE LOS RECURSOS:



El sostenimiento financiero se basa en aportes de personas y empresas con sensibilidad y responsabilidad social dispuestos a apoyar nuestras iniciativas, campañas y eventos promovidos por la Administración a través de la financiación de proyectos específicos.

Por otra parte la Fundación como Institución Prestadora de Servicios de Salud, puede realizar contratos con entidades del Estado, es así que para el año 2.014, se continua el Contrato con la Policía Nacional – Departamento Norte de Santander, Alcaldía de Bochalema y el Instituto Departamental de Salud IDS, para la Presentación del Servicio de Terapias para pacientes en situación de discapacidad, por lo tanto dichos contrato son fuente de financiación de nuestra Fundación.

Contamos con el programa Plan Padrino que busca la participación de personas, empresas e instituciones para que sea un donante de recursos financieros por periodos mensuales para la atención integral de los niños, niñas y adolescentes en situación de discapacidad, cada padrino escoge de un listado el niño, niña o adolescente que desee apadrinar; recibiendo semestralmente un informe del avance que ha conseguido el menor en las terapias de rehabilitación, así mismo la donación es certificada por nuestra revisor fiscal, la cual sirve como deducción en la declaración de renta, es decir tiene los beneficios tributarios que la ley otorga por las donaciones realizadas a la FUNDACION como Institución Prestadora de Servicios de Salud.
4. PLATAFORMA ESTRATEGICA:



La plataforma estratégica es un planteamiento formal que integra las decisiones fundamentales de la FUNDACION IPS SUEÑOS DE COLORES, donde se plasma la coherencia entre la misión, visión, principios y valores corporativos, áreas de direccionamiento estratégico y condiciones de funcionamiento que se asume y aplica durante un período determinado, llevando acciones que determinan el rumbo de la entidad.

La FUNDACION IPS SUEÑOS DE COLORES, tiene como objetivo prestar servicios de salud en el campo de la rehabilitación a niños, niñas y adolescentes en situación de discapacidad. Cuenta con capacidad técnica, administrativa e idoneidad para:
- Ofrecer evaluaciones del desarrollo de los niños, niñas y adolescentes en situación de discapacidad de acuerdo con el plan de atención.
- Ofrecer programas de estimulación adecuada para niños, niñas y adolescentes en situación discapacidad entre cero (0) y quince (15) años.
- Ofrecer programas de apoyo terapéutico y apoyo educativo para niños, niñas y adolescentes en situación discapacidad en edad escolar.
- Ofrecer un programa de orientación al entorno familiar de niños, niñas y adolescentes en situación discapacidad.
- Realizar eventos de promoción, socialización, y sensibilización sobre la situación de los menores en situación de discapacidad.
- Realizar convenios con instituciones públicas y privadas para la promoción de actividades de apoyo a niños, niñas y adolescentes en situación discapacidad.



Funciona en una amplia y moderna infraestructura que a su vez cuenta con todas las condiciones requeridas para la atención y prestación de servicios de Fisioterapia, Terapia del Lenguaje y Terapia Ocupacional, Psicología, de acuerdo con las exigencias normativas.

La Institución ha sido dotada a nivel físico y tecnológico; actualizado en equipamiento requerido para cada uno de los servicios ofrecidos, así mismo cuenta con un calificado equipo humano de profesionales al servicio de los pacientes.

A la fecha la fundación cuenta con capacidad y habilidad para satisfacer las necesidades y requerimiento de atención de la comunidad de niños, niñas y adolescentes en situación de discapacidad en el municipio de Cúcuta y su área metropolitana.
MISION
La fundación IPS sueños de colores promueve la defensa de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes en situación de discapacidad y el de su núcleo familiar, a través de la ejecución de proyectos que permitan desarrollar programas integrales de atención, proporcionando escenarios propicios para practica docencia servicio, bajo los principios de calidad, dignidad y solidaridad y promover la responsabilidad social en la solución de las problemáticas asociadas a esta situación.


VISION
Para el año 2020 la Fundación IPS Sueños de Colores será reconocida a nivel regional en la prestación de servicios integrales de terapia física, lenguaje, psicología y terapia ocupacional; pionera en orientación en inclusión escolar y social a través de actividades recreativas, culturales, deportivas con capacidad competitiva y acciones afirmativas dirigidas a eliminar o reducir las desigualdades y barreras de tipo actitudinal, social y cultural que afectan a la población en situación de discapacidad
PRINCIPIOS
- Calidad
- Economía
- Racionalidad
- Equidad



VALORES
- Honestidad
- Respeto
- Servicio
- Responsabilidad
- Compromiso Institucional
- Disciplina
- Sentido de Pertenencia



SERVICIOS QUE OFRECEMOS
Terapia física / Fisioterapia

Terapia ocupacional

Fonoaudiología / Terapia Del Lenguaje

Psicología

Terapia Acuática -apoyo a Fisioterapia

Terapia Miofuncional –apoyo a Fonoaudiología

Integración Multisensorial –apoyo a Terapia Ocupacional

Terapia de Habilidades Sociales y Conductuales –apoyo a Psicología

　

Pedagogía –apoyo a Terapia Ocupacional

Terapia de Aprendizaje –apoyo a Fonoaudiología

Acompañamiento Pedagógico –apoyo a Terapia Ocupacional

Terapia Virtual

Informática–apoyo a Terapia Ocupacional

Escuela deportiva -apoyo a Fisioterapia

Orientación Vocacional en convenio con el SENA

Talleres a Padres

Acompañamiento Proceso Terapéutico con la Familia

Orientación a Personal Docente en Inclusión Escolar

Celebraciones

Otros servicios –Transporte - Parqueadero
5. GESTION AREA GERENCIAL Y ESTRATEGIA 2.014


SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
La FUNDACION IPS SUEÑOS DE COLORES ha generado estrategias para garantizar el cumplimiento de las políticas y metas establecidas por la entidad, cumpliendo con los principios de accesibilidad, continuidad, oportunidad, pertinencia y seguridad en salud, fortaleciendo servicios como: servicios de rehabilitación: terapia física, terapia ocupacional, fisioterapia, terapia del lenguaje y /o fonoaudiología, psicología.

La Fundación busca como objetivo prestar servicios de salud en el campo de la rehabilitación a niños, niñas y adolescentes en situación de discapacidad a pacientes de escasos recursos mediante estrategias como el plan padrino y otras donaciones.

En la actualidad toda la gestión de la FUNDACION IPS SUEÑOS DE COLORES, se basa en mejorar la calidad de la atención, en cumplimiento del SOGC bajo los principios de: accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad.
Como parte integral que ofrece la fundación IPS sueños de Colores se programaron los días sábados los siguientes servicios agregados: Escuela de Formación Deportiva, Informática, Estimulación Multisensorial, Acuaterapia, Escuela de Formación Artística (Danzas y Pintura)
o La Escuela de Formación Deportiva por parte del Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte IMRD, con el fin de Incentivar el deporte y apoyarlos para desarrollar sus habilidades en diferentes áreas y así puedan competir con otros niños de su misma condición, favoreciendo el desarrollo físico, emocional y

Clases de Informática para nuestros niños, niñas y adolescentes en situación de discapacidad como apoyo a la Terapia Ocupacional; ofreciéndoles mayores posibilidades de descubrir y potenciar sus fortalezas, permitiendo que a través de actividades recreativas y ejercicios mediante el uso interactivo de un computador e internet, mejore su capacidad intelectual y puedan poner en práctica un proceso de construcción de autonomía frente a su aprendizaje partiendo de sus necesidades.

Terapia Acuática, actividad terapéutica y lúdica que complementa el tratamiento fisioterapéutico de los niños y niñas en situación de discapacidad, beneficiando su desarrollo integral a nivel psicomotor, cognoscitivo como socio afectivo.

Estimulación Multisensorial, se trabajan las sensaciones, la percepción y lo sensorial que son capacidades básicas del ser humano, mejorando las condiciones de vida.

Desde mayo hasta Diciembre de 2.014, en convenio con la Secretaria de Cultura se realizó un proceso lúdico-cultural, llamada Escuela de Formación Artística, donde docentes formadores en Danza Social y Artes Plásticas, dieron clases a nuestros niños, niñas y jóvenes en situación de Discapacidad en Danzas y Pintura, favoreciendo la adquisición y mantenimiento de las habilidades sociales necesarias para lograr una adecuada inclusión y adaptabilidad en la sociedad, familia y escuela, dando un gran avance del potencial artístico en nuestros niñ@s teniendo un impacto directo sobre el desarrollo de sus habilidades, incrementando su autoestima, conducta, comportamiento social, e integración con sus pares y el entorno.

Seguimos ejecutando el Convenio con la Corporación Síndrome de Down, denominado PROYECTO DE APOYOS VIRTUALES EN POBLACION CON SINDROME DE DOWN Y SUS FAMILIAS, se brinda la posibilidad de habilitación y rehabilitación a niños y niñas con síndrome de Down, mediante la metodología de apoyos virtuales, espacio donde interactúan padres con terapeutas y aprenden estrategias que pueden usar en su diario vivir, en la educación de nuestros niños, niñas y adolescentes en su evolución física, cognitiva y emocional, buscando mejorar la relación padre e hijo apoyando su proceso terapéutico.

Como apoyo a la Terapia Ocupacional, se realiza Acompañamiento Pedagógico dirigido a Padres y Docentes, buscando desarrollar habilidades, destrezas y competencias en los niñ@s mediante actividades que favorezcan sus funciones intelectuales y el pensamiento creativo, logrando hacer más productivo su proceso de enseñanza, aprendizaje.

En abril de 2.014 La Fundación IPS Sueños de Colores, organizó una reunión con los padres de familia invitando a la Representante de la Secretaria de Educación del Municipio de Cúcuta, con el fin de dialogar temas referentes sobre la inclusión escolar: Los padres y/o acudientes manifiestan que en varias ocasiones tienen que visitar varias instituciones educativas para poder contar con un cupo escolar, e igualmente sugieren que se adopte una política de inclusión contando con programas de formación para docentes en este ámbito, y que los maestros cuenten con herramientas necesarias para ayudarles en el proceso de aprendizaje, se recuerda que es muy importante garantizar el respeto a la diversidad en igualdad de condiciones, oportunidades, desarrollo de competencias y habilidades, para nuestros niños, niñas y adolescentes en situación de discapacidad.
o En el mes de octubre se realizó en convenio con el Sena un Curso de Bisutería, dirigido a padres y usuarios, culminando con una exposición y certificación de los trabajos realizados, el objetivo esencial es la Inclusión Social, promover y apoyar la inserción de todos nuestros niños a actividades que les permitan desarrollar habilidades y destrezas, que favorezcan a futuro su integración en el área socio-laboral, brindándoles herramientas que fortalezcan sus aptitudes, para desempeñar actividades productivas para su inclusión en la familia y la comunidad.

control organizacional

CONTROL ORGANIZACIONAL

FUNDACIÓN IPS SUEÑOS DE COLORES

SILVIA ALEJANDRA RONDON CONTRERAS

CC 37.345.470

NIDIA ISABEL ABREO

CC 60.372.455

CONTADURIA PÚBLICA

9 SEMESTRE

A DISTANCIA

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

2015

CONTROL ORGANIZACIONAL

La Fundación Ips Sueños de Colores no cuenta con un manual de control interno como herramienta para lograr el cumplimiento de la función administrativa y los objetivos de la Fundación, por lo tanto en el desarrollo de este módulo se realizara el manual de control interno adaptado a la Fundación Ips Sueños de Colores con el fin de establecer políticas, métodos y mecanismos de prevención,  control, evaluación y mejoramiento permanente de la institución.

INTRODUCCION

La Fundación Ips Sueños de Colores es una entidad sin ánimo de lucro e institución prestadora de salud aprobada mediante resolución No 003404 Con domicilio en la ciudad de San José de Cúcuta. Como parte del fortalecimiento institucional y con el objetivo de proporcionar seguridad razonable sobre la efectividad y eficiencia en las operaciones de la organización, se prepara el  presente Manual de Políticas de Control Interno, que contiene la forma de organización  y administración de la Fundación Ips Sueños de colores brinda el marco general y los instrumentos para evaluar los planes de trabajo, el presupuesto y el desempeño de la organización. 

Es responsabilidad de la Junta de Socios de la Fundación Ips Sueños de Colores o su designado, procurar la correcta y adecuada aplicación e implementación de este Manual, lo que garantizará el debido control de las actividades y actos realizados en las diferentes unidades administrativas y proporcionará seguridad razonable en relación a la efectividad y eficiencia en las operaciones (uso efectivo y eficiente de los recursos de la organización), control de riesgos financieros, operativos y administrativos, confiabilidad de la información financiera (relacionada con la preparación de información confiable – objetivos de información financiera) y el cumplimiento con las leyes, normas internas y demás regulaciones aplicables.

 

El presente Manual de Políticas de Control Interno es el documento principal de control de la Fundación Ips Sueños de Colores y sirve para establecer los métodos y procedimientos a ser aplicados para brindar la protección adecuada de todos los activos propiedad de la organización, el mismo tiempo es  una herramienta fundamental para obtener y brindar la información correcta y confiable. La fundamental función del presente manual es dar  fiel cumplimiento de las normas para llevar a cabo, todas y cada una de las operaciones, impidiendo realizar la toma de decisiones del personal basadas en la  improvisación.

Se ha tomado en consideración  las funciones y la división del trabajo de cada uno de los funcionarios y empleados de la organización, con el propósito de reducir los posibles errores e impedir en lo posible las debilidades  en los controles de las operaciones. De igual forma, se hace especial énfasis en el cumplimiento con todas las normas, políticas y procedimientos establecidos, y se debe dar seguimiento de manera que permita comprobar con entera satisfacción todas las operaciones contables y administrativas. Uno de los principales objetivos del presente Manual de Control Interno es el resguardo de todos los activos propiedad de la organización. La misión es establecer un adecuado sistema de control interno, que redunde en beneficio de la organización y de su personal.  

Para la implementación exitosa del presente manual se requiere el apoyo de todo el personal y especialmente de la Junta de Socios de la Fundación Ips Sueños de Colores, que funcionarán como vigilantes y evaluadores de los informes que sean emanados por la Dirección Ejecutiva y demás unidades organizativas de la organización, quienes deben brindar sin reserva alguna, todo el apoyo necesario a la Dirección Ejecutiva y a la institución para su implementación exitosa.

El responsable directo de las revisiones, señalamientos de los potenciales incumplimientos con las normas, políticas y procedimientos será el Revisor Fiscal de la Dirección Ejecutiva, quien es igualmente responsable de los mejoramientos, adaptaciones y actualizaciones de las normas de control interno, que surgen de las mejores prácticas de la organización, de tal manera que la práctica de las mismas no permita el riesgo de los activos propiedad de la organización. 

El presente manual de control interno establece  en forma clara y precisa, para evitar errores en su interpretación y aplicación, los procedimientos internos y sus reglamentos que permiten ejercer un mejor control sobre los recursos institucionales, promoviendo la eficiencia y eficacia de las operaciones y asegurando el cumplimiento de las políticas administrativas establecidas.

La función de control facilitará el logro de los objetivos propuestos por la organización, garantizará que cada área logre sus objetivos y permitirá en conjunto un desempeño eficaz y eficiente, ya que el control interno integra e involucra todas las áreas de la organización,  los recursos humanos, físicos, tecnológicos junto con los planes, métodos, principios, normas y procedimientos para evaluar y verificar el cumplimiento de las políticas establecidas por la Fundación Ips Sueños de Colores.  Control Interno es interno e involucra todos los niveles de la organización, son  medidas o mecanismos de verificación y evaluación que se aplica a los resultados de acciones, actividades o procesos ya realizados. 

Es importante destacar que para que los controles internos cumplan con sus objetivos,  debe generarse y promoverse permanentemente en la institución un ambiente que influya positivamente sobre el control en todos los niveles, debe contarse con una metodología de selección de personal que, en la medida de lo posible, permita identificar a potenciales empleados con altos niveles de ética y que desde el proceso de contratación se enfatice en la importancia de los valores institucionales de la organización.  Del mismo modo, en el proceso de inducción y capacitación se debe de hacer continua referencia a los valores institucionales y aplicar una estrategia de desarrollo del talento humano que permita a los empleados valorar las ventajas de vivir estos valores. 

Por tanto, la organización debe establecer valores institucionales, principios y reglas de conducta, los perfiles del talento humano y de los puestos y las políticas de capacitación y formación y la permanente actualización frente a las estrategias y a la forma de desarrollar adecuadamente esos procesos, todo con el fin de que se desarrolle y solidifique una cultura de autocontrol, autocorrección y autorregulación. Como dichos códigos pueden vulnerarse, deben consagrarse las medidas administrativas, las medidas correctivas y las sanciones correspondientes en caso de incumplimiento, sin perjuicio de las responsabilidades legales que en cada caso puedan resultar, e incentivos en los casos en que presenten propuestas relevantes y de posible implantación en la organización. 

I.                   MISION INSTITUCIONAL

La fundación IPS sueños de colores promueve la defensa de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes en situación de discapacidad y el de su núcleo familiar, a través de la ejecución de proyectos que permitan desarrollar programas integrales de atención, proporcionando escenarios propicios para practica docencia servicio, bajo los principios de calidad, dignidad y solidaridad y promover la responsabilidad social en la solución de las problemáticas asociadas a esta situación

II.                VISION INSTITUCIONAL

 

Para el año 2020 la Fundación IPS Sueños de Colores  será reconocida a nivel regional en la prestación de servicios integrales de terapia física, lenguaje, psicología y terapia ocupacional; pionera en orientación en inclusión escolar y social a través de actividades recreativas, culturales, deportivas con capacidad competitiva y acciones afirmativas dirigidas a eliminar o reducir las desigualdades y barreras de tipo actitudinal, social y cultural que afectan a la población en situación de discapacidad

III.             OBJETIVOS DEL MANUAL

x    Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la organización. 

x     Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos. x Promover la eficiencia en las operaciones.

      x    Fomentar la adhesión a las políticas administrativas establecidas

      x    Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

IV.             CONSIDERACIONES GENERALES

El Control Interno en la Fundación Ips Sueños de Colores expresará a través de las políticas y directrices emitidas por la dirección y administración; se cumplirá y desarrollará en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, manuales de funciones y procesos, de sistemas de información, y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. De esta manera, la organización podrá ajustarse a los requerimientos y prioridades de los socios y clientes, entes reguladores y atender las exigencias que depare el futuro. 

Conforme a lo anterior, el presente manual pretende que la organización mantenga un sistema de control interno efectivo, que involucra a todos los órganos de dirección de la organización y está sustentado en lo siguiente: 

1.      Responsabilidades Conjuntas de la junta de Socios y de la Dirección Ejecutiva

La Junta de Socios, la Dirección Ejecutiva y los principales ejecutivos de la organización, con el fin de generar bases sólidas al sistema de control interno, deben: 

a.       Establecer y mantener códigos de ética y criterios en cuanto a prácticas de negocios aceptables y no aceptables; 

b.      Promover altos estándares de ética e integridad y ejercicio de los valores institucionales por parte de todos los empleados; 

c.       Dar ejemplo en cuanto a la rigurosa observancia de todas las disposiciones que afectan a la organización; 

d.      Definir una cultura organizacional que enfatice y demuestre, en todo el personal, la importancia de los controles internos desde una visión más preventiva que correctiva;

e.       Estar comprometidos en contar con personal competente, motivado y que conozca con la suficiente claridad las reglas de juego;

f.       Establecer y mantener reglas claras en cuanto al ingreso, la retención, la capacitación (o formación), la promoción y la compensación de los empleados;

g.      Disponer de mecanismos de permanente evaluación y seguimiento a los principales riesgos de la organización; 

h.      Adoptar y mantener actitudes conservadoras o prudentes frente a los riesgos; 

i.        Adoptar y mantener una actitud positiva y crítica frente a la información financiera y frente a las funciones de contabilidad.  

2.      Responsabilidades Básicas de la Junta de Socios

La Junta de Socios tiene las siguientes responsabilidades básicas, las cuales debe asumir con la profundidad y periodicidad que se requieran de acuerdo a la complejidad de las actividades y las características de la organización: 

a.       Aprobar estrategias y políticas generales, y velar por su rigurosa observancia; 

b.      Comprender los riesgos asumidos por la organización, definir los niveles aceptables para esos riesgos y asegurar que la Dirección Ejecutiva toma acciones necesarias para identificar, analizar, monitorear y controlar los riesgos; 

c.       Asegurar que la Dirección Ejecutiva controle la efectividad del sistema de control interno. 

3.      Responsabilidades Básicas de la Dirección Ejecutiva

La Dirección Ejecutiva, como ejecutor de las directrices emanadas  de la junta de Socios y de la Asamblea General de Miembros, tiene las siguientes responsabilidades: 

a.       Proponer e implementar las estrategias aprobadas por la Junta de Socios 

b.      Definir políticas apropiadas de control interno, en consideración a las características y actividades críticas de la institución. Dichas políticas deberán tener en cuenta la relación costo/beneficio de su implantación;

c.       Monitorear permanentemente la efectividad de los controles internos; 

d.      Promover altos estándares de ética e integridad apoyados en los valores de organización, y de definir una cultura dentro de la organización que enfatice y demuestre, en todos los niveles del personal, la importancia de los controles internos; 

e.       Asegurar que los factores internos y externos que puedan afectar el logro de los objetivos estratégicos sean continuamente identificados y evaluados. Esta evaluación debe cubrir los diversos riesgos, tales como: de liquidez,  operacional y  legal, entre otros; 

f.       Establecer una estructura de control apropiada para asegurar la efectividad de los controles internos, definiendo el control de las actividades en cada nivel de actividad, desde una visión preventiva y correctiva. Estos deben incluir:  revisiones de los altos mandos,  actividades de control apropiadas para diferentes áreas o divisiones,  controles físicos, chequeos periódicos,  un sistema de aprobaciones y autorizaciones, y un sistema de verificación y conciliación; 

g.      Asegurar periódicamente que las actividades que se ejecutan diariamente en todas las áreas de la organización estén de conformidad con las políticas y procedimientos establecidos; 

h.      Asegurar que exista una segregación adecuada de tareas y que al personal no le sean asignadas responsabilidades contrapuestas o que generen conflicto de interés. Las áreas de potenciales conflictos de interés deben ser identificadas, minimizadas (mediante controles apropiados), y cuidadosamente monitoreadas o supervisadas;

i.        Asegurar que exista información adecuada y comprensible sobre finanzas, operaciones y de normas y reglamentaciones, así como de información externa sobre eventos y condiciones relevantes para la toma de decisiones. La información debe ser confiable, puntual, accesible, y provista de un formato consistente; 

j.        Establecer programas de capacitación, canales de comunicación eficaces para asegurar que todo el personal sea completamente consciente de las políticas y procedimientos que afecten sus tareas y responsabilidades y que toda otra información relevante llegue al personal adecuado; 

k.      Asegurar que existan sistemas de información apropiados en cada lugar y que cubran todas las actividades de la organización. Estos sistemas, incluyendo aquellos que mantienen y usan información en formato electrónico, deben ser seguros y revisados periódicamente, y 

l.        Monitorear continuamente la eficacia general de los controles internos para ayudar a lograr el objetivo de la organización. El monitoreo de los riesgos clave debe ser parte de las operaciones diarias de la organización y debe incluir evaluaciones separadas (por la auditoría interna, por la auditoría externa o por consultores independientes), si es necesario. 

4.                        Auditoría

Debe existir una auditoría interna eficaz y comprensiva de los controles internos en su integridad, llevada a cabo por personal competente y entrenado adecuadamente. La función de auditoría interna, como parte del monitoreo, debe reportar directamente a la junta de Socios o al Comité que se designe para efecto de control interno, y a la Dirección Ejecutiva. 

Las oportunidades de mejoramiento del sistema de control interno identificadas por la Auditoría deben ser reportadas a la Dirección Ejecutiva y a la junta de socios en forma puntual al nivel y atendidas en forma inmediata. 

5.                        Responsabilidades del resto del personal 

Todas y cada una de las personas que forman parte de la organización, son responsables, en determinado grado (que guarda relación directa con su nivel jerárquico y autoridad delegada) del efectivo funcionamiento de los controles internos. 

Esta responsabilidad se encuentra explícita o implícita en la descripción de puestos o responsabilidades que le competen a cada uno de ellos. 

6.                        Integridad y Valores Éticos 

A.                Código de Ética 

La organización observa el código de ética que incluya valores de integridad, honestidad,  lealtad, responsabilidad, confidencialidad, todo de acuerdo con los valores y principios organizacionales. Estos valores éticos deben ser difundidos ampliamente mediante programas de capacitación y formación, cartillas de uso práctico, carteleras en los sistemas de información, en los manuales de procedimientos, y ser conocidos y aceptados por los empleados al momento de su contratación y durante el tiempo que trabajen en la organización. Para este último efecto, se recomienda hacerle firmar un documento de conocimiento, aceptación y acatamiento por parte de los empleados. 

B.                 Cumplimiento de las Normas 

Todos los empleados están obligados, sin excepción, y empezando por la junta de socios y la Dirección Ejecutiva, a cumplir las leyes, los estatutos, las políticas, las instrucciones internas y demás disposiciones que rijan la actividad de la organización, tales como las relacionadas con la selección y contratación del personal, evitando influir para la contratación o promoción de empleados si no se cumplen todos los procedimientos y requisitos establecidos para el efecto, y demás riesgos relevantes que se identifiquen para la organización. 

C.                Manejo de los Conflictos de Interés 

La organización debe evitar los conflictos de interés, identificar y tomar acciones preventivas ante las diferentes situaciones que se puedan considerar como generadoras de conflictos de interés; por ejemplo, si un miembro de la junta de socios tiene un conflicto de interés sobre algún asunto donde tenga poder de decisión, este miembro debe abstenerse de votar, informando las razones en la sesión de consejo respectiva. 

D.                Manejo de la información privilegiada 

Es prohibido el uso o aprovechamiento, la difusión o publicación a terceras personas ajenas a la organización, de información que con ocasión de su trabajo conozcan los empleados, en perjuicio de la organización o para beneficio personal o de terceros. Se entiende por información privilegiada aquella que no haya sido revelada, o aquella que por disposición de la organización debe quedar restringida al público. 

E.                 Relaciones con proveedores 

Las relaciones con los proveedores deben ser manejadas en ambientes estrictamente de negocios, de manera que ellos no tengan la posibilidad de entender que cualquiera otra relación le puede dar ventajas en sus operaciones con la fundación.

F.                 Segregación de funciones

Las funciones de cada cargo, niveles de autoridad, responsabilidad y relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa deben estar claramente definidas, mediante normas e instrucciones escritas, procurando que el empleado o funcionario sea responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad. En este sentido, se debe definir claramente la independencia de las funciones de operación, custodia y registro. De igual forma, las responsabilidades de autorizar, custodiar, procesar, registrar y revisar o supervisar las operaciones de la organización deben estar asignadas a distintas unidades administrativas para garantizar el control adecuado. Esto significa que ninguna instancia debe tener acceso a los registros contables en que se controlan todas y cada una de las operaciones de la organización. 

G.                Conductas frente a regalos y atenciones recibidas 

Los empleados de la entidad deben abstenerse de recibir regalos o atenciones por parte de los socios, clientes o proveedores. Para hacerlo debe contarse con autorización expresa de su superior inmediato, siempre y cuando con ello no se advierta que ellos (los socios, los clientes o los proveedores) obtendrán ventajas en sus operaciones con la organización. No se hacen negocios con aquellos socios, clientes o proveedores que ofrezcan regalos o ventajas que se aparten de las normales del comercio, con el fin de obtener negocios de la organización.  

Los empleados no deben ofrecer regalos o atenciones a los funcionarios encargados de la vigilancia o supervisión de la organización. Para ello los empleados deben contar con autorización expresa, y los mismos no se deben realizar con el fin de motivar conductas a favor de la organización. En lo posible, las reuniones o discusiones de asuntos que afecten a la organización deben darse en las instalaciones de los supervisores o de la organización con la participación de más de un empleado. 

H.                Comité de Control Interno

La junta de socios, para mantener un control adecuado sobre los principales riesgos que afectan a la organización, creará el Comité de Control Interno, como un órgano de apoyo a la gestión que realiza la Junta de socios, dependiente de éste, respecto de la implementación y supervisión del sistema control interno de la organización, sin que ello sustituya la responsabilidad del mismo Consejo. El Comité será creado con el fin de garantizar el seguimiento a los objetivos estratégicos, al cumplimiento de la misión institucional, a los principales riesgos, seguimiento a las recomendaciones de auditoría, al presupuesto y, en general, al efectivo funcionamiento de control interno. 

a)                  Conformación del Comité 

El Comité deberá integrarse, por lo menos, con tres (3) miembros de la Junta de Socios, uno de los cuales deberá presidirlo, el Director Ejecutivo y al menos un miembro de la administración que para este efecto señale la propia junta, éstos últimos, participando con voz pero sin voto. A las reuniones del Comité pueden ser citados, con la frecuencia necesaria y con el fin de suministrar las explicaciones pertinentes acerca de asuntos de control interno, los empleados de la Fundación Ips Sueños de Colores que considere conveniente el Comité, estos asistirán con voz pero sin voto. 

El Comité se reunirá tantas veces estime necesario frente a circunstancias tales como revelación de oportunidades de mejoramiento del sistema de control interno que requieran una evaluación y correctivos urgentes, cambios significativos en las políticas de la organización o en las políticas y procedimientos que regula las operaciones de la misma, etc. En todo caso, la periodicidad de las reuniones no podrá ser inferior a dos veces al año calendario.

b)                 Funciones del Comité 

El Comité de Control Interno tendrá como funciones primordiales las siguientes: 

x Examinar y dar seguimiento al cumplimiento de los objetivos estratégicos y metas (incluidos el presupuesto) formulados por la organización, de conformidad con la información que para el efecto presente la Dirección Ejecutiva y los resultados de las Auditorías.  x Examinar en forma detallada las cifras de los estados financieros que han de ponerse a consideración de la Junta de Socios. La presentación de esta información es responsabilidad de la Dirección Ejecutiva.  x Revisar, para ser sometidos a la aprobación por parte de la Junta de Socios, los planes de auditorías. En estos casos el comité deberá velar porque los mismos incluyan las áreas o procesos críticos o de riesgo y, además, que no se dupliquen las tareas de revisión.

x Realizar estricto seguimiento a la ejecución de los planes de mejoramiento y a las recomendaciones presentadas por las auditorías. Para este efecto, el Comité evaluará el avance en los planes de trabajo. En caso de incumplimiento, les corresponderá a responsables del cumplimiento informar las razones que dieron lugar al atraso. 

x Evaluar los informes de los auditores sobre las diferentes áreas evaluadas y sus correspondientes respuestas, si éstas se han dado.  x Las demás que le fije la junta de Socios. 

c)                  Informes del Comité 

Las observaciones que presente el Comité y los informes que se produzcan deberán quedar consignados en actas debidamente suscritas por todos y cada uno de sus integrantes que serán presentadas ante la Junta de Socios.

Cuando se detecten situaciones que revistan importancia significativa y respecto de las cuales deban tomarse acciones inmediatas, el Comité deberá remitir un informe especial para que sea considerado en la próxima reunión de la Junta de Socios, en su defecto, a la Dirección Ejecutiva.

d)                 Operación 

En relación a la Información Financiera y Contable: La Contabilidad y las Operaciones de la Organización deben ejecutarse de manera separadas, la Junta de socios y la Dirección Ejecutiva han de demostrar particular interés y resaltar la importancia de la información financiera, del correcto procesamiento de datos y de importancia de las funciones de contabilidad y auditoría, en sus reuniones periódicas, en sus evaluaciones, o al momento de tomar decisiones. 

En relación al Personal: La Junta de Socios y la Dirección Ejecutiva deben estar atentos a los niveles de rotación del personal en funciones claves, tales como el/la Administrador(a),  el/la Contador(a),  y demás cargos directivos. En estos casos, la Junta de Socios debe estar alerta a la excesiva rotación en estos cargos, por cuanto ello 

La Junta de Socios y la Dirección Ejecutiva deben mantener como política realizar reuniones periódicas de retroalimentación con las áreas operativas. Estas reuniones deben realizarse para conocer de manera directa lo que piensan los empleados de la organización sobre su trabajo, sobre el ambiente de control, sobre las políticas y prácticas de recursos humanos. Se aconseja, a menos que exista suficiente apertura y receptividad a las críticas y que las reuniones se hagan sin la presencia de los superiores de los empleados reunidos. 

V.      NORMATIVA DE CONTROL INTERNO

Control de riesgo

Para poner en práctica cualquier manual y que funcione con resultados positivos se deberá normar dicho manual, de tal manera que sirva de reglamento interno con estricto cumplimiento, con sanciones a los que de manera voluntaria o inadvertida falte a la observación de las normas.

Los riesgos deben ser identificados y deben mantenerse políticas donde se fijen límites claros y precisos bajo criterios de prudencia, establecerse procedimientos para procurar que se lleve a cabo un control independiente de auditoría. A continuación se exponen las políticas y procedimientos para controlar y administrar estos riesgos, entre las que se cuentan las actividades de control necesarias, los criterios de información y comunicación y la supervisión que se debe dar para velar que se cumplan las políticas.