CONTROL ORGANIZACIONAL
FUNDACIÓN IPS SUEÑOS DE COLORES
SILVIA
ALEJANDRA RONDON CONTRERAS
CC
37.345.470
NIDIA
ISABEL ABREO
CC
60.372.455
CONTADURIA
PÚBLICA
9
SEMESTRE
A
DISTANCIA
UNIVERSIDAD
DE PAMPLONA
2015
CONTROL ORGANIZACIONAL
La Fundación Ips Sueños de Colores no cuenta con un manual de control
interno como herramienta para lograr el cumplimiento de la función
administrativa y los objetivos de la Fundación, por lo tanto en el desarrollo
de este módulo se realizara el manual de control interno adaptado a la
Fundación Ips Sueños de Colores con el fin de establecer políticas, métodos y
mecanismos de prevención, control, evaluación
y mejoramiento permanente de la institución.
INTRODUCCION
La Fundación Ips Sueños de Colores es una entidad sin
ánimo de lucro e institución prestadora de salud aprobada mediante resolución No 003404 Con domicilio en la ciudad
de San José de Cúcuta. Como parte del fortalecimiento institucional y con el
objetivo de proporcionar seguridad razonable sobre la efectividad y eficiencia
en las operaciones de la organización, se prepara el presente Manual de Políticas de Control
Interno, que contiene la forma de organización y administración de la Fundación Ips Sueños de
colores brinda el marco general y los instrumentos para evaluar los planes de
trabajo, el presupuesto y el desempeño de la organización.
Es responsabilidad de la Junta
de Socios de la Fundación Ips Sueños de Colores o su designado, procurar la
correcta y adecuada aplicación e implementación de este Manual, lo que
garantizará el debido control de las actividades y actos realizados en las
diferentes unidades administrativas y proporcionará seguridad razonable en
relación a la efectividad y eficiencia en las operaciones (uso efectivo y
eficiente de los recursos de la organización), control de riesgos financieros,
operativos y administrativos, confiabilidad de la información financiera (relacionada
con la preparación de información confiable – objetivos de información
financiera) y el cumplimiento con las leyes, normas internas y demás
regulaciones aplicables.
El presente Manual de Políticas de Control Interno es el
documento principal de control de la Fundación Ips Sueños de Colores y sirve
para establecer los métodos y procedimientos a ser aplicados para brindar la
protección adecuada de todos los activos propiedad de la organización, el mismo
tiempo es una herramienta fundamental
para obtener y brindar la información correcta y confiable. La fundamental
función del presente manual es dar fiel
cumplimiento de las normas para llevar a cabo, todas y cada una de las
operaciones, impidiendo realizar la toma de decisiones del personal basadas en
la improvisación.
Se ha tomado en consideración las funciones y la división del trabajo de
cada uno de los funcionarios y empleados de la organización, con el propósito
de reducir los posibles errores e impedir en lo posible las debilidades en los controles de las operaciones. De igual
forma, se hace especial énfasis en el cumplimiento con todas las normas,
políticas y procedimientos establecidos, y se debe dar seguimiento de manera
que permita comprobar con entera satisfacción todas las operaciones contables y
administrativas. Uno de los principales objetivos del presente Manual de
Control Interno es el resguardo de todos los activos propiedad de la
organización. La misión es establecer un adecuado sistema de control interno,
que redunde en beneficio de la organización y de su personal.
Para la implementación exitosa del presente manual se
requiere el apoyo de todo el personal y especialmente de la Junta de Socios de
la Fundación Ips Sueños de Colores, que funcionarán como vigilantes y evaluadores
de los informes que sean emanados por la Dirección Ejecutiva y demás unidades
organizativas de la organización, quienes deben brindar sin reserva alguna,
todo el apoyo necesario a la Dirección Ejecutiva y a la institución para su
implementación exitosa.
El responsable directo de las revisiones, señalamientos de
los potenciales incumplimientos con las normas, políticas y procedimientos será
el Revisor Fiscal de la Dirección Ejecutiva, quien es igualmente responsable de
los mejoramientos, adaptaciones y actualizaciones de las normas de control
interno, que surgen de las mejores prácticas de la organización, de tal manera
que la práctica de las mismas no permita el riesgo de los activos propiedad de
la organización.
El presente manual de control interno establece en forma clara y precisa, para evitar errores
en su interpretación y aplicación, los procedimientos internos y sus
reglamentos que permiten ejercer un mejor control sobre los recursos
institucionales, promoviendo la eficiencia y eficacia de las operaciones y
asegurando el cumplimiento de las políticas administrativas establecidas.
La función de control facilitará el logro de los objetivos
propuestos por la organización, garantizará que cada área logre sus objetivos y
permitirá en conjunto un desempeño eficaz y eficiente, ya que el control
interno integra e involucra todas las áreas de la organización, los recursos humanos, físicos, tecnológicos
junto con los planes, métodos, principios, normas y procedimientos para evaluar
y verificar el cumplimiento de las políticas establecidas por la Fundación Ips
Sueños de Colores. Control Interno es
interno e involucra todos los niveles de la organización, son medidas o mecanismos de verificación y
evaluación que se aplica a los resultados de acciones, actividades o procesos
ya realizados.
Es importante destacar que para que los controles internos
cumplan con sus objetivos, debe
generarse y promoverse permanentemente en la institución un ambiente que
influya positivamente sobre el control en todos los niveles, debe contarse con
una metodología de selección de personal que, en la medida de lo posible,
permita identificar a potenciales empleados con altos niveles de ética y que
desde el proceso de contratación se enfatice en la importancia de los valores
institucionales de la organización. Del
mismo modo, en el proceso de inducción y capacitación se debe de hacer continua
referencia a los valores institucionales y aplicar una estrategia de desarrollo
del talento humano que permita a los empleados valorar las ventajas de vivir
estos valores.
Por tanto, la organización debe establecer valores
institucionales, principios y reglas de conducta, los perfiles del talento
humano y de los puestos y las políticas de capacitación y formación y la
permanente actualización frente a las estrategias y a la forma de desarrollar
adecuadamente esos procesos, todo con el fin de que se desarrolle y solidifique
una cultura de autocontrol, autocorrección y autorregulación. Como dichos códigos
pueden vulnerarse, deben consagrarse las medidas administrativas, las medidas
correctivas y las sanciones correspondientes en caso de incumplimiento, sin
perjuicio de las responsabilidades legales que en cada caso puedan resultar, e
incentivos en los casos en que presenten propuestas relevantes y de posible
implantación en la organización.
I.
MISION
INSTITUCIONAL
La fundación IPS sueños de colores promueve la
defensa de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes en
situación de discapacidad y el de su núcleo familiar, a través de la ejecución
de proyectos que permitan desarrollar programas integrales de atención, proporcionando
escenarios propicios para practica docencia servicio, bajo los principios de
calidad, dignidad y solidaridad y promover la responsabilidad social en la
solución de las problemáticas asociadas a esta situación
II.
VISION
INSTITUCIONAL
Para el año 2020 la Fundación IPS Sueños de
Colores será reconocida a nivel regional
en la prestación de servicios integrales de terapia física, lenguaje,
psicología y terapia ocupacional; pionera en orientación en inclusión escolar y
social a través de actividades recreativas, culturales, deportivas con
capacidad competitiva y acciones afirmativas dirigidas a eliminar o reducir las
desigualdades y barreras de tipo actitudinal, social y cultural que afectan a
la población en situación de discapacidad
III.
OBJETIVOS
DEL MANUAL
x Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la
organización.
x Verificar
la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos. x Promover
la eficiencia en las operaciones.
x Fomentar la adhesión a las políticas administrativas
establecidas
x Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos
programados.
IV.
CONSIDERACIONES
GENERALES
El Control Interno en la Fundación Ips Sueños de Colores
expresará a través de las políticas y directrices emitidas por la dirección y
administración; se cumplirá y desarrollará en toda la escala de la estructura
administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección,
verificación y evaluación de regulaciones administrativas, manuales de
funciones y procesos, de sistemas de información, y de programas de selección,
inducción y capacitación de personal. De esta manera, la organización podrá
ajustarse a los requerimientos y prioridades de los socios y clientes, entes
reguladores y atender las exigencias que depare el futuro.
Conforme a lo anterior, el presente manual pretende que la
organización mantenga un sistema de control interno efectivo, que involucra a
todos los órganos de dirección de la organización y está sustentado en lo
siguiente:
1. Responsabilidades Conjuntas de la
junta de Socios y de la Dirección Ejecutiva
La Junta de Socios, la Dirección Ejecutiva y los principales
ejecutivos de la organización, con el fin de generar bases sólidas al sistema
de control interno, deben:
a.
Establecer y mantener códigos de ética y criterios en
cuanto a prácticas de negocios aceptables y no aceptables;
b.
Promover altos estándares de ética e integridad y
ejercicio de los valores institucionales por parte de todos los empleados;
c.
Dar ejemplo en cuanto a la rigurosa observancia de
todas las disposiciones que afectan a la organización;
d.
Definir una cultura organizacional que enfatice y
demuestre, en todo el personal, la importancia de los controles internos desde
una visión más preventiva que correctiva;
e.
Estar comprometidos en contar con personal competente,
motivado y que conozca con la suficiente claridad las reglas de juego;
f.
Establecer y mantener reglas claras en cuanto al
ingreso, la retención, la capacitación (o formación), la promoción y la
compensación de los empleados;
g.
Disponer de mecanismos de permanente evaluación y
seguimiento a los principales riesgos de la organización;
h.
Adoptar y mantener actitudes conservadoras o prudentes
frente a los riesgos;
i.
Adoptar y mantener una actitud positiva y crítica
frente a la información financiera y frente a las funciones de contabilidad.
2. Responsabilidades Básicas de la
Junta de Socios
La Junta de Socios tiene las
siguientes responsabilidades básicas, las cuales debe asumir con la profundidad
y periodicidad que se requieran de acuerdo a la complejidad de las actividades
y las características de la organización:
a.
Aprobar estrategias y políticas generales, y velar por
su rigurosa observancia;
b.
Comprender los riesgos asumidos por la organización,
definir los niveles aceptables para esos riesgos y asegurar que la Dirección
Ejecutiva toma acciones necesarias para identificar, analizar, monitorear y
controlar los riesgos;
c.
Asegurar que la Dirección Ejecutiva controle la
efectividad del sistema de control interno.
3. Responsabilidades Básicas de la
Dirección Ejecutiva
La Dirección Ejecutiva, como
ejecutor de las directrices emanadas de
la junta de Socios y de la Asamblea General de Miembros, tiene las siguientes
responsabilidades:
a.
Proponer e implementar las estrategias aprobadas por la
Junta de Socios
b.
Definir políticas apropiadas de control interno, en
consideración a las características y actividades críticas de la institución.
Dichas políticas deberán tener en cuenta la relación costo/beneficio de su
implantación;
c.
Monitorear permanentemente la efectividad de los
controles internos;
d.
Promover altos estándares de ética e integridad
apoyados en los valores de organización, y de definir una cultura dentro de la
organización que enfatice y demuestre, en todos los niveles del personal, la
importancia de los controles internos;
e.
Asegurar que los factores internos y externos que
puedan afectar el logro de los objetivos estratégicos sean continuamente
identificados y evaluados. Esta evaluación debe cubrir los diversos riesgos,
tales como: de liquidez, operacional y legal, entre otros;
f.
Establecer una estructura de control apropiada para
asegurar la efectividad de los controles internos, definiendo el control de las
actividades en cada nivel de actividad, desde una visión preventiva y correctiva.
Estos deben incluir: revisiones de los
altos mandos, actividades de control
apropiadas para diferentes áreas o divisiones, controles físicos, chequeos periódicos, un sistema de aprobaciones y autorizaciones, y
un sistema de verificación y conciliación;
g.
Asegurar periódicamente que las actividades que se
ejecutan diariamente en todas las áreas de la organización estén de conformidad
con las políticas y procedimientos establecidos;
h.
Asegurar que exista una segregación adecuada de tareas
y que al personal no le sean asignadas responsabilidades contrapuestas o que
generen conflicto de interés. Las áreas de potenciales conflictos de interés
deben ser identificadas, minimizadas (mediante controles apropiados), y
cuidadosamente monitoreadas o supervisadas;
i.
Asegurar que exista información adecuada y comprensible
sobre finanzas, operaciones y de normas y reglamentaciones, así como de
información externa sobre eventos y condiciones relevantes para la toma de
decisiones. La información debe ser confiable, puntual, accesible, y provista
de un formato consistente;
j.
Establecer programas de capacitación, canales de
comunicación eficaces para asegurar que todo el personal sea completamente
consciente de las políticas y procedimientos que afecten sus tareas y
responsabilidades y que toda otra información relevante llegue al personal
adecuado;
k.
Asegurar que existan sistemas de información apropiados
en cada lugar y que cubran todas las actividades de la organización. Estos
sistemas, incluyendo aquellos que mantienen y usan información en formato
electrónico, deben ser seguros y revisados periódicamente, y
l.
Monitorear continuamente la eficacia general de los
controles internos para ayudar a lograr el objetivo de la organización. El
monitoreo de los riesgos clave debe ser parte de las operaciones diarias de la
organización y debe incluir evaluaciones separadas (por la auditoría interna,
por la auditoría externa o por consultores independientes), si es
necesario.
4.
Auditoría
Debe existir una auditoría
interna eficaz y comprensiva de los controles internos en su integridad,
llevada a cabo por personal competente y entrenado adecuadamente. La función de
auditoría interna, como parte del monitoreo, debe reportar directamente a la
junta de Socios o al Comité que se designe para efecto de control interno, y a
la Dirección Ejecutiva.
Las oportunidades de
mejoramiento del sistema de control interno identificadas por la Auditoría
deben ser reportadas a la Dirección Ejecutiva y a la junta de socios en forma
puntual al nivel y atendidas en forma inmediata.
5.
Responsabilidades
del resto del personal
Todas y cada una de las personas que forman parte de la
organización, son responsables, en determinado grado (que guarda relación
directa con su nivel jerárquico y autoridad delegada) del efectivo
funcionamiento de los controles internos.
Esta responsabilidad se
encuentra explícita o implícita en la descripción de puestos o
responsabilidades que le competen a cada uno de ellos.
6.
Integridad y
Valores Éticos
A.
Código de
Ética
La organización observa el
código de ética que incluya valores de integridad, honestidad, lealtad, responsabilidad, confidencialidad,
todo de acuerdo con los valores y principios organizacionales. Estos valores
éticos deben ser difundidos ampliamente mediante programas de capacitación y
formación, cartillas de uso práctico, carteleras en los sistemas de
información, en los manuales de procedimientos, y ser conocidos y aceptados por
los empleados al momento de su contratación y durante el tiempo que trabajen en
la organización. Para este último efecto, se recomienda hacerle firmar un
documento de conocimiento, aceptación y acatamiento por parte de los
empleados.
B.
Cumplimiento
de las Normas
Todos los empleados están
obligados, sin excepción, y empezando por la junta de socios y la Dirección
Ejecutiva, a cumplir las leyes, los estatutos, las políticas, las instrucciones
internas y demás disposiciones que rijan la actividad de la organización, tales
como las relacionadas con la selección y contratación del personal, evitando
influir para la contratación o promoción de empleados si no se cumplen todos
los procedimientos y requisitos establecidos para el efecto, y demás riesgos
relevantes que se identifiquen para la organización.
C.
Manejo de
los Conflictos de Interés
La organización debe evitar
los conflictos de interés, identificar y tomar acciones preventivas ante las
diferentes situaciones que se puedan considerar como generadoras de conflictos
de interés; por ejemplo, si un miembro de la junta de socios tiene un conflicto
de interés sobre algún asunto donde tenga poder de decisión, este miembro debe
abstenerse de votar, informando las razones en la sesión de consejo
respectiva.
D.
Manejo de la
información privilegiada
Es prohibido el uso o
aprovechamiento, la difusión o publicación a terceras personas ajenas a la
organización, de información que con ocasión de su trabajo conozcan los
empleados, en perjuicio de la organización o para beneficio personal o de
terceros. Se entiende por información privilegiada aquella que no haya sido
revelada, o aquella que por disposición de la organización debe quedar
restringida al público.
E.
Relaciones
con proveedores
Las relaciones con los proveedores deben ser manejadas en
ambientes estrictamente de negocios, de manera que ellos no tengan la
posibilidad de entender que cualquiera otra relación le puede dar ventajas en
sus operaciones con la fundación.
F.
Segregación
de funciones
Las funciones de cada cargo,
niveles de autoridad, responsabilidad y relaciones jerárquicas dentro de la
estructura organizativa deben estar claramente definidas, mediante normas e
instrucciones escritas, procurando que el empleado o funcionario sea
responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad. En este sentido, se
debe definir claramente la independencia de las funciones de operación,
custodia y registro. De igual forma, las responsabilidades de autorizar,
custodiar, procesar, registrar y revisar o supervisar las operaciones de la
organización deben estar asignadas a distintas unidades administrativas para
garantizar el control adecuado. Esto significa que ninguna instancia debe tener
acceso a los registros contables en que se controlan todas y cada una de las
operaciones de la organización.
G.
Conductas
frente a regalos y atenciones recibidas
Los empleados de la entidad
deben abstenerse de recibir regalos o atenciones por parte de los socios,
clientes o proveedores. Para hacerlo debe contarse con autorización expresa de
su superior inmediato, siempre y cuando con ello no se advierta que ellos (los
socios, los clientes o los proveedores) obtendrán ventajas en sus operaciones
con la organización. No se hacen negocios con aquellos socios, clientes o
proveedores que ofrezcan regalos o ventajas que se aparten de las normales del
comercio, con el fin de obtener negocios de la organización.
Los empleados no deben ofrecer
regalos o atenciones a los funcionarios encargados de la vigilancia o
supervisión de la organización. Para ello los empleados deben contar con
autorización expresa, y los mismos no se deben realizar con el fin de motivar
conductas a favor de la organización. En lo posible, las reuniones o
discusiones de asuntos que afecten a la organización deben darse en las
instalaciones de los supervisores o de la organización con la participación de
más de un empleado.
H.
Comité de
Control Interno
La junta de socios, para
mantener un control adecuado sobre los principales riesgos que afectan a la
organización, creará el Comité de Control Interno, como un órgano de apoyo a la
gestión que realiza la Junta de socios, dependiente de éste, respecto de la
implementación y supervisión del sistema control interno de la organización,
sin que ello sustituya la responsabilidad del mismo Consejo. El Comité será
creado con el fin de garantizar el seguimiento a los objetivos estratégicos, al
cumplimiento de la misión institucional, a los principales riesgos, seguimiento
a las recomendaciones de auditoría, al presupuesto y, en general, al efectivo
funcionamiento de control interno.
a)
Conformación
del Comité
El Comité deberá integrarse, por lo menos, con tres (3)
miembros de la Junta de Socios, uno de los cuales deberá presidirlo, el
Director Ejecutivo y al menos un miembro de la administración que para este
efecto señale la propia junta, éstos últimos, participando con voz pero sin
voto. A las reuniones del Comité pueden ser citados, con la frecuencia
necesaria y con el fin de suministrar las explicaciones pertinentes acerca de
asuntos de control interno, los empleados de la Fundación Ips Sueños de Colores
que considere conveniente el Comité, estos asistirán con voz pero sin
voto.
El Comité se reunirá tantas
veces estime necesario frente a circunstancias tales como revelación de
oportunidades de mejoramiento del sistema de control interno que requieran una
evaluación y correctivos urgentes, cambios significativos en las políticas de
la organización o en las políticas y procedimientos que regula las operaciones
de la misma, etc. En todo caso, la periodicidad de las reuniones no podrá ser
inferior a dos veces al año calendario.
b)
Funciones
del Comité
El Comité de Control Interno
tendrá como funciones primordiales las siguientes:
x Examinar y dar
seguimiento al cumplimiento de los objetivos estratégicos y metas (incluidos el
presupuesto) formulados por la organización, de conformidad con la información
que para el efecto presente la Dirección Ejecutiva y los resultados de las
Auditorías. x Examinar en forma
detallada las cifras de los estados financieros que han de ponerse a consideración
de la Junta de Socios. La presentación de esta información es responsabilidad
de la Dirección Ejecutiva. x Revisar, para ser sometidos a la
aprobación por parte de la Junta de Socios, los planes de auditorías. En estos
casos el comité deberá velar porque los mismos incluyan las áreas o procesos
críticos o de riesgo y, además, que no se dupliquen las tareas de revisión.
x Realizar estricto seguimiento a la
ejecución de los planes de mejoramiento y a las recomendaciones presentadas por
las auditorías. Para este efecto, el Comité evaluará el avance en los planes de
trabajo. En caso de incumplimiento, les corresponderá a responsables del
cumplimiento informar las razones que dieron lugar al atraso.
x Evaluar los
informes de los auditores sobre las diferentes áreas evaluadas y sus
correspondientes respuestas, si éstas se han dado. x Las demás que le
fije la junta de Socios.
c)
Informes del
Comité
Las observaciones que presente
el Comité y los informes que se produzcan deberán quedar consignados en actas
debidamente suscritas por todos y cada uno de sus integrantes que serán
presentadas ante la Junta de Socios.
Cuando se detecten situaciones
que revistan importancia significativa y respecto de las cuales deban tomarse
acciones inmediatas, el Comité deberá remitir un informe especial para que sea
considerado en la próxima reunión de la Junta de Socios, en su defecto, a la Dirección
Ejecutiva.
d)
Operación
En relación a la
Información Financiera y Contable: La Contabilidad y las Operaciones de la
Organización deben ejecutarse de manera separadas, la Junta de socios y la
Dirección Ejecutiva han de demostrar particular interés y resaltar la
importancia de la información financiera, del correcto procesamiento de datos y
de importancia de las funciones de contabilidad y auditoría, en sus reuniones
periódicas, en sus evaluaciones, o al momento de tomar decisiones.
En relación al Personal: La Junta de Socios y la Dirección
Ejecutiva deben estar atentos a los niveles de rotación del personal en
funciones claves, tales como el/la Administrador(a), el/la Contador(a), y demás cargos directivos. En estos casos, la
Junta de Socios debe estar alerta a la excesiva rotación en estos cargos, por
cuanto ello
La Junta de Socios y la
Dirección Ejecutiva deben mantener como política realizar reuniones periódicas
de retroalimentación con las áreas operativas. Estas reuniones deben realizarse
para conocer de manera directa lo que piensan los empleados de la organización
sobre su trabajo, sobre el ambiente de control, sobre las políticas y prácticas
de recursos humanos. Se aconseja, a menos que exista suficiente apertura y
receptividad a las críticas y que las reuniones se hagan sin la presencia de
los superiores de los empleados reunidos.
V. NORMATIVA DE CONTROL INTERNO
Control de riesgo
Para poner en práctica cualquier manual y que funcione con
resultados positivos se deberá normar dicho manual, de tal manera que sirva de
reglamento interno con estricto cumplimiento, con sanciones a los que de manera
voluntaria o inadvertida falte a la observación de las normas.
Los riesgos deben ser
identificados y deben mantenerse políticas donde se fijen límites claros y
precisos bajo criterios de prudencia, establecerse procedimientos para procurar
que se lleve a cabo un control independiente de auditoría. A continuación se exponen
las políticas y procedimientos para controlar y administrar estos riesgos,
entre las que se cuentan las actividades de control necesarias, los criterios
de información y comunicación y la supervisión que se debe dar para velar que
se cumplan las políticas.
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